Ansökans skeden

Vad allt händer innan arbetslöshetsförmånen som du har ansökt om syns på ditt konto? Tre arbetstagare hos FPA berättar.

Vi föreställer oss att du har blivit permitterad från jobbet och att du inte får inkomstrelaterad dagpenning från arbetslöshetskassan. Du ansöker alltså om arbetslöshetsförmån från FPA. Först anmäler du dig som arbetslös arbetssökande till TE-tjänsterna. Sedan bestämmer du dig för att ansöka om arbetslöshetsförmån via FPA:s e-tjänst, eftersom det går snabbare att ansöka via den än via traditionell post.

Du loggar in på FPA:s e-tjänst via telefonen och väljer arbetslöshetsförmån i ansökningslistan. Vyn ändras från blåvit till gul och ansökan anpassas inte till telefonskärmen! Du hinner redan jaga upp dig. Varför beter sig e-tjänsten på det här viset?

Tjuvtitt på utvecklingen av tjänsten

FPA:s e-tjänst utvecklas stegvis, och för tillfället finns gammalt och nytt både vad gäller utseendet och tekniken sida vid sida i tjänsten. Först förnyas framsidan och webbsidorna under den samt en del av ansökningarna. Samtidigt förbättras även tillgängligheten till tjänsten. Målet är en tydlig tjänst som fungerar på mobila enheter.

Ansökan om arbetslöshetsförmån representerar ännu den gamla tekniken.

”För tillfället kan kundens upplevelse av nätansökan vara mycket olika beroende på vilken förmån som ansöks. Alla ansökningar kan inte förnyas samtidigt, så vi publicerar förnyelser stegvis”, berättar produktägare för ansökan, planerare Kati Kurssi från FPA:s utvecklingsenhet för kundrelationer.

Katis arbete går ut på att se till att nätansökningarna fungerar och att det är smidigt att uträtta ärenden.

Under de kommande åren förnyas e-tjänsten ytterligare, när alla cirka fyrtio nätansökningarna förnyas, standardiseras och görs tillgängliga.

”Vi vill göra det så enkelt som möjligt för kunden och göra användarupplevelsen smidig. Målet är att ansökningarna anpassas enligt kundens livssituation och vägleder i problemsituationer”, berättar Kati.

”Utgångspunkten i utvecklingsarbetet är alltid den samma: är det här till fördel för kunderna?”

Vid utvecklingen av ansökningarna samarbetar Kati tätt med FPA:s juridiska enhet, förmånsplanerarna, förmånshandläggarna och sitt eget IT-team. Till exempel sker förändringar med jämna mellanrum i lagen om utkomstskydd för arbetslösa: Om kriterierna för beviljande av arbetslöshetsförmån ändras, måste frågorna i ansökan ställas på ett nytt sätt. Likaså behövs ändringar i systemet som används vid handläggningen av förmåner så att besluten fattas korrekt.

För att ansökan ska ske i enlighet med tidtabellen i den nya lagen behövs mycket förutseende, planering, kodning och testning.

I de olika faserna av utvecklingen av ansökningsapparna samlar man in respons såväl av kunderna som internt hos FPA som sedan beaktas i den fortsatta utvecklingen.

”På så sätt får vi veta om riktningen är rätt: vad fungerar och vad inte. När vi känner till problemen, vet vi vad vi ska prioritera i utvecklingen”, säger Kati.

”Att skapa värde för kunderna är viktigt för oss. Utgångspunkten i utvecklingsarbetet är alltid den samma: är det här till fördel för kunderna?”

Kati och hennes IT-team arbetar på FPA:s kontor i Sockenbacka i Helsingfors.

Ansökan om arbetslöshetsförmån är ännu svår att fylla i på en smarttelefon, så du övergår till att ansöka om förmånen på datorn.

I ansökan ställer man frågor om arbetslösheten och din arbetssituation innan arbetslösheten – på så sätt vet förmånshandläggaren om arbetsvillkoret uppfylls, dvs. om du har rätt till grunddagpenning eller till exempel arbetsmarknadsstöd. Man ställer även frågor om dina inkomster under arbetslöshetstiden – om du har tillfälliga jobb på annat håll under permitteringen och förtjänar över det skyddade beloppet, sammanjämkar förmånshandläggaren din lön med arbetslöshetsförmånen. Varje euro som överstiger det skyddade beloppet minskar arbetslöshetsförmånen med 50 cent.

Ansökan handleder dig i de olika faserna och erbjuder råd och mer information som stöd för ansökan. Den berättar också vilka bilagor som du eventuellt måste leverera. Eftersom förmånshandläggaren får information om dina inkomster direkt ur inkomstregistret kan det hända att man inte behöver några bilagor till din ansökan om utkomstskydd.

Om du behöver hjälp med att fylla i ansökan kan du kontakta FPA:s kundtjänst. Arbetslöshetsförmånerna har ett eget servicenummer som du ringer till.

FPA, hur kan jag stå till tjänst?

Ditt telefonsamtal kan till exempel besvaras av servicerådgivare Juuli Erkkilä på servicestället i Malm i Helsingfors. Juuli handleder kunder i alla möjliga FPA-ärenden.

”Per telefon kan vi till exempel punkt för punkt gå igenom ansökan om kunden är osäker på hur uppgifterna ska meddelas”, berättar Juuli.

 ”Det är förståeligt att kunden är rädd att göra ett misstag som förlänger handläggningstiden av en ansökan. Jag hjälper kunden och berättar även att vår handläggare vid behov kontaktar kunden om det till exempel fattas uppgifter i ansökan.”

I e-tjänsten kan man följa skedena: man ser om ansökan har anlänt, om beslut fattats och när förmånen betalas ut.”

Vid ansökan om arbetslöshetsförmåner kan kunden till exempel fundera vad arbetsvillkoret som nämns i ansökan innebär och om det uppfylls.

”Då berättar jag att arbetsvillkoret fastställer om kunden har rätt till grunddagpenning eller eventuellt arbetsmarknadsstöd. Jag kan hänvisa kunden till räknaren för att bedöma om han eller hon har arbetat tillräckligt länge för att uppfylla villkoret. Vid behov kan vi även tillsammans titta på räknaren.”

Många ringer för att fråga hur handläggningen av den egna ansökan framskrider, hur länge handläggningen pågår eller när förmånen betalas. I e-tjänsten kan man följa skedena: man ser om ansökan har anlänt, om beslut fattats och när förmånen betalas ut. Juuli kan inte förutse handläggningstiden för en enskild ansökan, men den aktuella genomsnittliga handläggningstiden för respektive förmån kan kontrolleras på FPA:s webbplats.

Juuli betjänar kunder ansikte mot ansikte och per telefon både med och utan bokad tid på servicestället i Malm. Hennes kolleger hjälper kunder även i FPA:s kanaler på sociala medier och på forumet Fråga FPA.

Juuli svarar på alla frågor om FPA:s förmåner och hjälper vid behov till med att fylla i ansökan ansikte mot ansikte eller per telefon.

Du fyller i ansökan med Juulis hjälp och klickar på ”Skicka”. Du undrar hur snabbt din ansökan behandlas.

Du kontrollerar den genomsnittliga handläggningstiden för den nya ansökan om utkomstskydd på FPA:s webbplats: under den senaste veckan har ansökningarna behandlats i genomsnitt på 10 dagar. På webbsidan står det att en del av ansökningarna behandlas lite snabbare eller långsammare än genomsnittet. Vad kan det bero på?

Så här går handläggningen av en ansökan till

När din ansökan anländer till FPA styrs den till kön för ansökningar om arbetslöshetsförmåner tillsammans med övriga ansökningar från samma försäkringsdistrikt. Förmånshandläggarna behandlar ansökningarna i den ordning som de har anlänt i kön. I det här skedet kan du gratulera dig själv: eftersom du skickade ansökan på nätet läggs den till kön redan samma dag.

Om du bor i Södra Finland kan din ansökan behandlas av förmånshandläggare Minttu Gesterberg på servicestället i Malm. Hon är specialiserad på både arbetslöshetsförmåner och grundläggande utkomststöd.

Minttu handlägger ansökningar om såväl arbetslöshetsförmån som utkomststöd.

Minttu bekantar sig först med dina kunduppgifter för att få en uppfattning om din helhetssituation och börjar sedan gå igenom din ansökan. Hon kontrollerar om din ansökan innehåller nödvändiga uppgifter och bilagor samt kartlägger med hjälp av inkomstregistret och ditt arbetspensionsutdrag om du har arbetat tillräckligt för att uppfylla arbetsvillkoret.

”Vid behov kontaktar Minttu dig och ber om mer information.”

”Som snabbast kan ansökan behandlas på tio minuter om man har fått ett arbetskraftspolitiskt utlåtande från TE-tjänsterna som krävs för att fatta ett beslut och inget särskilt dyker upp gällande ansökarens situation”, berättar Minttu.

Om det arbetskraftspolitiska utlåtandet ännu inte har anlänt ber Minttu TE-tjänsterna om utlåtandet och lägger ansökan åt sidan för att invänta utlåtandet.

Vid behov kontaktar Minttu dig och ber om mer information – till exempel ett meddelande om permittering som bilaga. Du kontaktas i främsta hand per telefon: du får ett textmeddelande av Minttu där hon berättar att hon kommer att ringa dig inom kort. Du kan ta en bild av permitteringsmeddelandet med din telefon och skicka den till FPA via e-tjänsten.

Handläggaren beaktar alltid sökandens individuella situation. Ibland är situationen så pass ny att även en erfaren förmånshandläggare blir förbryllad. Då kontaktar förmånshandläggaren en expert på förmånen och ber om hjälp.

”Under coronavåren var det många permitterade vars arbetstid kunde förkortas genom att både arbetsveckorna och den dagliga arbetstiden förkortades. Då frågade vi en expert om hur en sådan ansökan skulle lösas”, berättar Minttu.

När det arbetspolitiska utlåtandet och eventuella ytterligare uppgifter och bilagor har anlänt läggs ansökan tillbaka i kön. Minttu eller hennes kollega handlägger ansökan en gång till. Eftersom förarbetet har gjorts noggrant går det snabbt att fatta ett beslut.

Förmånshandläggaren börjar mata in dina uppgifter för beslutet. Beslutet bygger på textstycken som systemet skapar delvis automatiskt på basen av dina uppgifter. Detta påskyndar beslutet och garanterar att besluten är enhetliga.

Förmånshandläggaren markerar att ansökan har avgjorts och beslutet syns i e-tjänsten följande dag.

Besluten skrivs ut i Jyväskylä följande vardag efter att de har fattats.

När din ansökan har avgjorts, flyttas den automatiskt till FPA:s elektroniska arkiv. Följande vardag skrivs beslutet ut på papper i Jyväskylä, precis som alla andra beslut som FPA fattar. En maskin viker ihop beslutet i ett kuvert, buntar ihop det med övriga brev och postar det vidare till dig.

Posten levererar pappersbeslutet till dig inom några vardagar. Före det har du kanske redan sett i e-tjänsten att beslutet har fattats.

Om din ansökan har godkänts betalas den första raten för dina 14 första arbetslöshetsdagar. Om du gjorde ansökan genast på din första arbetslöshetsdag måste du ännu skicka ett separat meddelande om arbetslöshetstiden till FPA där du meddelar att du har varit arbetslös i 14 dagar. Du kan inte göra anmälan på förhand, utan först när du har varit arbetslös i 14 dagar.

Det lönar sig även att anmäla arbetslöshetstiden på nätet eftersom anmälan där går automatiskt till utbetalning om den inte innehåller något oklart. Betalningen syns på ditt konto om två bankdagar – om du alltså lämnar in anmälan på en fredag är pengarna på ditt konto följande tisdag.

Om din permittering fortsätter fyller du i fortsättningen regelbundet i anmälan om arbetslöshetstid, dvs. du anmäler dina arbetslöshetsdagar till FPA. Efter den första raten betalas arbetslöshetsförmånen alltid för 28 dagar åt gången.

Planerare Jaana Latva-Teikari från FPA:s kompetenscenter för utkomstförmåner har även intervjuats för denna artikel.

Text Jenni Juntunen
Bilder Ville Rinne ja Kela
Videor Ville Rinne