FPA och kommunen flyttade ihop

FPA:s och kommunens tjänster finns allt oftare under samma tak. I de gemensamma lokalerna kan de anställda lära av varandra, och kunderna drar nytta av att på samma gång till exempel få hjälp med både förmånsansökan och arbetsansökan.

När det grundläggande utkomststödet flyttades från kommunerna till FPA 2017, kändes det viktigt att stärka samarbetet med kommunerna ytterligare. Naturliga samarbetspartner är framför allt kommunernas socialservice och sysselsättningstjänster.

”Kunden behöver kanske sköta ärenden hos både FPA och kommunen. Vårt samarbete gäller inte bara lokalerna, utan också tjänsterna. Under samma besök kan vi bedöma kundens behov av tjänster med hjälp av flera olika experter”, förklarar Petteri Taponen,tf. kunddirektör på FPA.

Det har snabbt blivit vanligare att FPA och kommunerna delar lokaler. För tillfället har FPA 138 servicepunkter runtom i landet. Av dessa finns redan över 40 i samma lokaler som en annan myndighet, oftast kommunen. Ofta är det FPA:s kundtjänst som flyttat in i kommunens lokaler, ibland tvärtom.

”Det är inte längre nödvändigt med egna lokaler för att kunna erbjuda FPA:s tjänster.”

Vid sidan av FPA:s egna servicepunkter kan kunden få rådgivning vid 148 samservicepunkter och 62 närservicepunkter. Största delen av dessa finns i kommunernas lokaler. Vissa kommuner har koncentrerat sina egna och FPA:s tjänster till servicepunkten och dessutom lagt till offentliga funktioner, såsom TE-tjänster och skatteservice. På dessa service- och närservicepunkter får man oftast distanskontakt med FPA:s servicerådgivare.

I köpcentret Skanssi finns den gemensamma kundtjänsten för Åbo stad, FPA, TE-tjänster, polisen och den kyrkliga samfälligheten.

”Det är inte längre nödvändigt med egna lokaler för att kunna erbjuda FPA:s tjänster. Vi är mycket intresserade av allt slags samarbete kring lokaler och tjänster som skapar mervärde för våra kunder. Många orter planerar redan för nya samarbetsformer”, berättar Taponen.  

”FPA tar tjänsterna till ställen där människor rör sig och erbjuder alternativa platser och sätt att sköta sina ärenden. Trots att en stor del av ärendena kan skötas på nätet, varierar människornas livssituationer, servicebehov och möjligheter att sköta ärenden. Servicepunkterna behövs.”

Läs också: FPA betjänar på distans på Närtorgen – ”Jag berättade genast för mina vänner hur smidigt detta var”

Åbo har samlat olika tjänster i köpcentret

Samservicen Monitori har ett lätt tillgängligt kontor på ett synligt ställe bakom glasdörrar i köpcentret Skanssi. Samservicen har redan funnits i tio år, FPA flyttade in 2017.

Monitori är ett gemensamt kundtjänstkontor för Åbo stad, FPA, TE-tjänster, polisen och den kyrkliga samfälligheten. I samma lokaler finns bibliotek och under sitt besök kan kunden ladda sitt rese- och motionskort eller till exempel anhålla om fiskelov.

YhteiI de gemensamma lokalerna lär man av kollegerna. FPA:s servicerådgivare Omid Naqshbandi och Åbo stads servicerådgivare Nina Nurmi jobbar på Monitori.

En gång i veckan ges familjerättslig rådgivning och information om tjänster för barnfamiljer. På infotorget erbjuds rådgivning för invandrare på nio olika språk.

”Under de livligaste åren har vi haft över 100 000 besökare, nu under coronatiden har det varit lugnare. Samservicen är mycket populär”, berättar stadens servicerådgivare Nina Nurmi. Det var också hon som kom på namnet Monitori.

FPA betjänar på bokad tid alla vardagar, och på tisdagar kan man sköta ärenden med könummer.

”Vi har lärt oss goda verksamhetsmodeller av våra partner – genom att lära av varandra kan man utöka sin egen kunskap.”

”Våra fyra anställda har varje dag kunder som bokat tid antingen för personligt besök eller ett telefonsamtal, antalet kunder som besöker oss med könummer kan vara 40‒70”, berättar FPA:s servicerådgivare Omid Naqshbandi.

Nurmi tycker att samserviceidén är fantastisk.

Enligt servicerådgivare Nina Nurmi skapar den personliga servicen en känsla av trygghet för kunden.

”Kunden behöver inte längre skickas från ställe till ställe och belastningen på FPA minskar. Stadens servicerådgivare kan ta emot ansökningar och hjälpa till med att skanna bilagor. Vi har fått utbildning i FPA:s verksamhet och kunderna har informerats om förmånerna. Samtidigt har vi själva lärt oss nytt.”

Enligt Nurmi uppskattar kunderna att de kan lämna ansökningar till en riktig person, trots att det också finns en postlåda. Man får även rådgivning med att använda digitala tjänster.

”Att träffa en människa ger en känsla av trygghet. Vi bemöter alltid kunderna med respekt.”

Också Naqshbandi tycker att servicesamarbetet har fungerat bra.

”Vi har lärt oss goda verksamhetsmodeller av våra partner – genom att lära av varandra kan man utöka sin egen kunskap. Vid behov hänvisar vi kunden till TE-tjänsterna eller socialarbetaren. Kunderna är nöjda då de kan sköta alla ärenden på samma gång, eller då de vet vem de kan kontakta.”

FPA:s servicerådgivare Omid Naqshbandi.

Naqshbandi säger att kunderna har lagt märke till den goda stämningen och interaktionen mellan arbetstagarna. Man kan när som helst fråga vad som helst av kollegan.

”Människorna har konstaterat att här är ingen någonsin på dåligt humör och att de får kraft och energi att fortsätta framåt.”

Socialservicens rådgivning flyttade till FPA:s lokaler i Tavastehus

I november 2020 flyttade rådgivningen vid Tavastehus stads socialservice till FPA:s serviceställe på Rauhankatu. Servicerådgivaren vid FPA och socialhandledaren vid socialservicen är anträffbara på bokad tid eller med könummer. I entréhallen finns kunddatorer där man kan göra ansökningar och skriva ut bilagor.

”De gemensamma lokalerna minskar på antalet missförstånd, då kunderna inte själva behöver ta sig fram i den byråkratiska djungeln och utreda svåra ärenden på egen hand. I samma lokaler finns två organisationer som hjälper, så att kunden får en åtgärdsplan och en lösning på sina problem under ett enda besök”, säger socialhandledare Miikka Salo.

Enligt FPA:s servicerådgivare Katja Levänaho underlättas kundens situation av den omfattande hjälpen och stödet.

”Asiakkaan tilanne voi olla monella tapaa solmussa. On hyvä, kun pääsemme vyyhteen käsiksi kerralla.”

”Vi kan gå igenom ärenden tillsammans med socialhandledaren, och ibland har vi ett gemensamt möte med kunden. Det kan kännas svårt att träffa en ny arbetstagare, så en bekant rådgivare kan delta i mötet och ge stöd. Samtidigt delas informationen vidare.”

FPA:s servicerådgivare Katja Levänaho och socialhandledare Miikka Salo konstaterar att kunderna lättare söker sig till tjänsterna tack vare de gemensamma lokalerna.

”Kundens ärenden går från människa till människa, inte från byrå till byrå”, sammanfattar Salo. Enligt honom har samarbetet gett en större förståelse för FPA:s interna verksamhet, vilket gör att man också kan ge bättre råd till kunden.

”Kundens situation kan vara låst på många sätt. Det är bra att vi kommer åt hela problemet på en gång.”

Vid sidan av det ekonomiska stödet drar kunden nytta av socialservicens kunskap. Livssituationen kanske har förändrats plötsligt och kunden vet inte hur hen ska gå vidare. Enligt Levänaho har många kunder varit förvånade över att de kan få flera olika tjänster på ett enkelt och smidigt sätt.

De gemensamma lokalerna har lett till att kunderna snabbare har sökt hjälp och också fått den. Springet från ställe till ställe har minskat.

FPA, socialservicen och sysselsättningstjänsterna finns i Vittis stadshus

I Vittis har FPA verkat i samma lokaler i stadshuset som socialservicen och sysselsättningstjänsterna sedan oktober 2020.

”Via tidsbokningen får man kontorsservice på torsdagar, annars är det telefonservice som gäller. Oftast ringer jag kunderna som bokat tid på förhand. En del av ärendena kan skötas redan under samtalet. En tidsbokningsdag per vecka verkar vara tillräckligt”, säger FPA:s servicerådgivare Kaisu Hiedo.

Servicesekreterare Kati Siltanen och FPA:s servicerådgivare Kaisu Hiedo arbetar på Vittis stadshus.

 För Marjo Virtanen och Päivi Keinonen, som är socialhandledare inom socialservice för vuxna, är arbetet bekant, eftersom kommunen tidigare ansvarade för ansökningarna om utkomststöd. Det är också en fördel att många kunder känner socialhandledarna och vågar be om hjälp.

”Jag kan ge råd i FPA-ärenden och får ta del av det beslut om utkomststöd som kunden fått. Vi är dagligen i kontakt med FPA, främst per telefon. Vi kan boka en tid till FPA för kunden och de kontaktar sedan kunden direkt. Tidsbokningen fungerar bra”, säger Virtanen.

Enligt Hiedo på FPA kan man i akuta situationer kontakta den närmsta socialhandledaren omedelbart för att diskutera kundens situation.

Det hjälper att jobba nära varandra: socialhandledaren Marjo Viitanen kan tillsammans med kunden besöka FPA:s servicerådgivare om ärendet är komplicerat.

Servicesekreterare Kati Siltanen konstaterar att socialservicens arbete underlättas av att ha FPA under samma tak. Kunderna är nöjda över att få råd, blanketter och kopior på servicepunkten.

På socialservice-sidan ser man också de så kallade orosanmälningar som gjorts på FPA.

”Om kunden upplever problem med sin livshantering, kan vi med kundens samtycke göra en elektronisk anmälan till socialservicen”, berättar Hiedo.

Enligt Virtanen får socialservicen varje vecka ta emot anmälan om kunder som behöver socialvårdstjänster. I komplicerade ärenden kan man besöka FPA tillsammans med kunden.

”Många behöver också annat vid sidan om ekonomiskt stöd och rådgivning, så det är bra att även sysselsättningskoordinatorn finns i samma lokaler. Dessutom är TE-tjänsternas arbetskraftsexpert på plats en gång i veckan. Ärendena går vidare på många olika sätt.”

Läs mer på fpa.fi

Text Tarja Västilä
Redigering Jenni Juntunen
Bilder Vesa Tyni och de intervjuade
Videor Vesa Tyni
Bildredigering Satu Karppinen